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10 de julio de 2015

La información oportuna soportada en TI le garantiza al Estado una mejor defensa jurídica

Con un equipo de trabajo con un espíritu y una gestión moderna, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado usa la tecnología con confianza y agilidad para apoyar su misión. Esta es una de las entidades que ha confiado en la nube pública y los Acuerdos Marco de Precio.

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La Agencia para la Defensa del Estado nació hace tres años para prevenir demandas contra el Estado y defenderlo ante diversas instancias judiciales. Por años, cuantiosas cifras de los recursos públicos debían destinarse a pagar demandas contra el Estado; con el apoyo de las tecnologías de la información y gracias al Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado (E Kogui) que gestiona la Agencia, se ha evitado pagar en pretensiones 18,1 billones de pesos en el 2015.

Para garantizar la conectividad y almacenamiento de datos, es decir parte de la operación diaria, la Agencia adquirió dichos servicios mediante los Acuerdos Marco de Precios (AMP), lo que le permitió ahorrar un 54% del dinero que venía invirtiendo, además de mejorar la calidad de los servicios. Hablamos con Isabel Abello Albino, secretaria general; Mauricio Galarza Vejarano, asesor de tecnología, y Andrés Felipe Pineda Pulgarín, coordinador de Contratos, sobre la experiencia de la Agencia con los AMP:

¿Cómo conocieron los Acuerdos Marco?
Secretaria General: Los conocimos a través de Colombia Compra Eficiente; siempre hemos estado al tanto de todas las políticas, de todas las circulares, de todos los lineamientos porque es una agencia similar a la nuestra, fue creada bajo el mismo decreto y seguimos muy de cerca la evolución de las dos entidades.

¿En cifras, cuánto han ahorrado?
Asesor de Tecnología: Un 54% y mejoramos las condiciones; con respecto a los canales de comunicación, duplicamos las velocidades. Mejoramos totalmente nuestra capacidad de cómputo y adquirimos espacio en la nube para hacer la parte de back-up y demás.


Confianza en las nubes

¿No tuvieron reparos en ir a las nubes?
Asesor de Tecnología: No. Tenemos dos escenarios, uno es el sistema misional en el que alojamos nuestro sistema litigioso del Estado "eKogui", mediante un esquema de máquinas adquiridas por la entidad anteriormente y el cual se estableció por medio de la nube privada. A la nube pública se dirigió todo el esquema de almacenamiento o back-up. Aseguramos nuestro sistema misional en una plataforma de contingencia, tanto en la entidad como en la nube; en caso de que falle un esquema podemos activar el otro y así tener un respaldo de un tercero, el proveedor, que nos ofrece seguridad, flexibilidad, movilidad, reducción de costos y una serie de parámetros que internamente no se pueden tener o salen mucho más costosos.

Es decir, ¿usar la nube fue una cuestión de ahorro?
Asesor de Tecnología: Sí, porque tener un sistema de almacenamiento, de espacio, electricidad, soporte, ingenieros al tanto y software implica costos que la entidad debería correr; en la nube, un tercero lo está haciendo y a un costo menor.

¿No estuvieron temerosos con el tema de la seguridad?
Asesor de Tecnología: No, confiamos en ese tipo de tecnologías. Realmente las compañías que ofrecen estos servicios se han hecho muy fuertes por el tipo de estándares, protocolos y leyes que están usando para mejorar y asegurar la información de terceros. Para esta época no es tan crítico ni peligroso como años atrás, la información se puede tener sin ningún inconveniente.

Secretaria General: Hay entidades que no van a la nube por considerarlo un riesgo sobre la confidencialidad o reserva de la información, pero cuando tú vas a revisar la misión de esa entidad, descubres que toda su información legalmente debe ser pública. Si todo está a los ojos de todos, ¿cuál es el riesgo que podría haber en la información? A veces es un tema de mitos sobre la seguridad de la información.

Una entidad ágil y moderna con ayuda la tecnología

¿Cuál es la visión que tienen de la tecnología en la agencia?
Secretaria General: Para nosotros las tecnologías son supremamente importantes, esta agencia nació entre otras cosas para administrar un sistema de información único que tiene concentrada toda la información litigiosa del Estado, en el que las oficinas jurídicas de las entidades cargan toda la información referente a las demandas, así como todas las actuaciones litigiosas que se adelanta contra el Estado. Con esa información hacemos inteligencia de negocio, identificamos cuáles son los pleitos más cuantiosos contra el Estado y se diseñan estrategias y líneas jurisprudenciales para a defensa jurídica. Gracias a esa inteligencia de negocio, apalancada en nuestro sistema de información, podemos decir que hemos evitado que el Estado pague 18,1 billones en lo que va corrido del presente año, lo cual significa que el Gobierno Nacional podrá dedicar estos recursos a otros frentes de inversión para el país.

Esta es una entidad joven, tiene gente joven y por eso aquí el uso de las TIC es importante, la gente lo recibe bien, no tenemos dificultades de apropiación.

¿Los AMP les han facilitado la gestión?
Secretaria General: Como secretaria general y ordenadora del gasto y por mi trasegar en el sector público, me parecen maravillosos, aplaudo los AMP porque a las entidades nos ahorra un tiempo importantísimo que teníamos que usar en los procesos de licitación de tres o cuatro meses. El riesgo para la entidad, desde el punto de vista contractual, también se disminuye, no tenemos que evaluar o estar en las audiencias de adjudicaciones que en ocasiones podían terminar desiertas y por eso perder meses de trabajo. Aquí sencillamente entramos y sabemos que vamos a poder obtener el bien y servicio que necesitamos.

Director Coordinador de Contratos: A veces es muy difícil cotizar tecnología porque cuando son servicios, una empresa puede ofrecer precios más costosos y otra, que quiere entrar al mercado, lo va a dejar muy barato. Con los AMP se tiene una guía y nos permite determinar el valor real de acuerdo con unos parámetros de calidad.

¿Los AMP han provocado algún cambio en el apoyo a su misión?
Secretaria General: Claro, porque tenemos tiempo para poder dedicarnos a otros frentes. Usualmente una entidad tendría que sacar una licitación y cuando a uno le va bien son dos meses, si son firmas internacionales puede durar hasta cinco meses. Para las entidades es traumático porque gastan medio año tratando de adquirir un bien o servicio. El ahorro en tiempo es extraordinario, se reduce a 15 o 20 días.

Es normal hablar fluidamente de tecnología con las áreas de TI, ¿cómo una secretaria general sabe hablar del tema en este nivel?
Secretaria General: Porque trabajé cinco años con el programa Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Hay que perderle el temor y ver las bondades que tiene las tecnologías de la información y comunicaciones.

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Actualizado el: lunes, 01 de mayo de 2017

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