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Los retos que la tecnología ayuda a modernizar en la Función Pública

Hablamos con la CIO del DAFP sobre los ajustes que la entidad ha hecho para permitir que las tecnologías de la información (TI) fortalezcan su trabajo y modernicen su labor de manera eficiente.

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Víctoria Díaz es una ingeniera de sistemas, valluna, con años de experiencia de trabajo con el Estado colombiano, por lo que ha sido una de las personas que ha registrado los cambios en el uso de la tecnología. Desde hace cinco años dirige la Oficina de Tecnología del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). Fue precisamente sobre los ajustes que el DAFP ha hecho para permitir que las tecnologías de la información (TI) fortalezcan su trabajo que hablamos con ella.

¿Tienen algún plan o línea que demarque el uso de la tecnología?
Hemos tomado como referente o norte del tema tecnológico los lineamientos que ha dado el Ministerio, primero desde Gobierno en Línea como programa y ahora como Dirección y desde el Viceministerio, además de la misma legislación que tenemos como Departamento. Hemos reunidos esos elementos y hemos diseñado proyectos a largo plazo.

¿Hace cinco años cómo estaba organizada la tecnología en la DAFP?
Era una oficina pequeña que sólo daba soporte y mantenimiento de equipos. Pero se estaba desarrollando coyunturalmente un proyecto muy grande, la implementación del Sistema de Información para la Gestión del Empleo Público (Sigep), que estaba a cargo de un equipo interdisciplinario creado específicamente para eso, con un costo de 2,3 millones de dólares, el 60% del presupuesto de un año del DAFP. Ese fue el reto que nos exigió ajustes y el fortalecimiento no sólo de la oficina de tecnología sino de las áreas funcionales.

Iniciamos con un diagnóstico del Área. Teníamos problemas de capacidad, los orientamos a solucionarlo con recursos para operar los sistemas que nos estaban entregando y nuevas necesidades. Teníamos unos temas de eficiencia administrativa, a pesar de que éramos muy chiquitos había bastante complejidad porque todo estaba desarticulado.

¿Qué ha implicado organizar todo esto?
Eso ha implicado empezar con línea estratégica tratando de alinearnos. Logramos que la dirección viera que debíamos ajustarnos, que asignara líderes funcionales, técnicos, especialistas en datos y cambiar la idea de mínimas inversiones en personal con poca experiencia por invertir en gente mejor calificada, invertimos más para contratar recurso más calificado.

Contar con un equipo de profesionales en la Oficina de Sistemas, calificado y comprometido, ha permitido consolidar un área fuerte y el apoyo de la Dirección del Departamento nos ha permitido crecer y gestionar nuevos proyectos.

¿Cómo están utilizando esa información que les ha llegado con los nuevos sistemas?
Las áreas dueñas del negocio utilizan la información para identificar y caracterizar la población objetivo, para establecer líneas base de seguimiento a la implementación de las políticas que son competencia del Departamento y en términos generales para trabajar sus procesos partiendo no sólo de documentos grandes en Excel, en Word, en estudios y decretos, sino con información estructurada.

¿De aquí al futuro qué hay en el plazo más corto y en el más largo?
Tenemos retos grandísimos sobre integración porque el Sigep no se quedó solito, han surgido otros sistemas y apoyos tecnológicos, pero de manera independiente. Estamos identificando las intersecciones entre los sistemas y los servicios para el público, para hacer posible el intercambio de información y la articulación y administración más eficiente.

¿Es muy difícil hacer que la tecnología entre en el Estado para ayudarlo a estructurarse?
Sí, es difícil porque tenemos perfiles demasiado heterogéneos, hay mucha especialidad. En las áreas funcionales y misionales son demasiado especialistas y muchas veces demasiado teóricos enfocados en el qué y cuando llegamos a los cómo, ven decretos, planes, organizaciones, pero no ven la tecnología como una herramienta aliada para la eficiencia, que nos permita acercarnos a los ciudadanos, ampliar nuestra cobertura, disminuir costos.

¿Cómo sueña un Estado estructurado por la tecnología?
Para mí como ciudadana, la tecnología debe ser por excelencia un medio integrador del Estado, yo debería poder llegar con facilidad y no necesitar conocer cómo está organizado el Estado para poder cumplir, actuar o lograr tener un servicio. Yo sueño llegar a un Estado articulado que además no me segregue sino que me incluya con sus servicios.

En medio de todo este panorama, ¿cómo ha sido el apoyo con el Plan de Acompañamiento?
Nos está dando una visión integrada de la gestión que podemos hacer y de cómo prepararnos. Ha iniciado con el fortalecimiento de las capacidades directivas y de los equipos técnicos. Se ha empezado a notar que la gente está más empoderada, más alineada y se empieza a generar una fuerza de comunidad. Yo creo que el acompañamiento permite darle coherencia, articular el rumbo hacia un norte estratégico que da un espacio más contundente y fuerte al rol de la tecnología dentro de las funciones del Estado.

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Actualizado el: lunes, 01 de mayo de 2017

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