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Última actualización: 20 de marzo de 2018

A diciembre, 60% de notarías harían escrituras electrónicas

Publicado en Portafolio

Para junio próximo, buena parte de las notarías del país deberán comenzar a emitir escrituras públicas por medios virtuales, con la consecuente eliminación del soporte físico.

Esta meta hace parte de un programa que está implementando la Superintendencia de Notariado y Registro dentro de su política de ‘Cero papel’ que trae desde el 2017, con el aporte del Ministerio de las TIC y el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo. Su costo supera el billón de pesos.
Como un avance, ya Camacol, el gremio de la construcción, diseñó un sistema con todos los notarios para hacer la escrituración virtual, lo cual significa que todos los documentos que se requieren para ese trámite, como los paz y salvos del IDU, el certificado de usos del suelo de Planeación y el reglamento de propiedad horizontal, entre otros, se pueden hacer llegar por red.
El proceso busca que, a su vez, los funcionarios encargados de dar fe pública de la legalidad de los negocios generen un documento electrónico que automáticamente se envía a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos y al portal ciudadano donde reposa la documentación general de cada colombiano.

“Será un cambio trascendental en la manera de hacer negocios en el país. Esto se hace para darle seguridad a la información y agilidad a los negocios, porque ya no habrá que ir de una oficina a otra por los documentos. Si el notario manda esto a Instrumentos Públicos, a la vez llega al sistema de la Superintendencia y a esta le queda más fácil asentar el trámite”, indicó el superintendente de Notariado y Registro, Jairo Mesa Guerra.

Esa superintendencia prevé que en un principio probablemente la gente pedirá la copia física y habría que emitir un formato en papel, pero a medida que se vayan adaptando a la tecnología les dará más validez al documento virtual. 

De acuerdo con Mesa, la meta es que al terminar este año por lo menos el 60% de las notarías generen escrituras a través de la web.

DESATRASO EN ARCHIVO

Una ventaja que facilitará la posibilidad de alcanzar las oficinas más distantes del territorio nacional es que el Gobierno hizo un gran esfuerzo para conectar con puntos digitales a casi todos los municipios y esa infraestructura sería aprovechable.

La otra parte de la idea, que hace más costosa su implementación, tiene que ver con la purga de las escrituras que reposan en los despachos oficiales y en la digitalización de los folios.

Sin embargo, el billón de pesos en que está tasado el proyecto iguala al costo de conservar el archivo nacional. En este caso, sería un particular el que maneje la plataforma y habría un costo para el usuario.

“Primero hay que mirar carpeta por carpeta verificando qué documentos hay y cuáles faltan para pedirlos a quien corresponda, con el fin de rehacer el expediente.Además toca mirar las hojas deterioradas, escanear, empacar en bolsas, mandarlas a una bodega y quedarse con el disco duro”, explicó el Superintendente.

Ya el proceso se ha cumplido en 28 notarías de las 192 que existen. El ejercicio es tan monumental que el plazo para tener esto listo son 15 años.

La ventaja es que el usuario siempre va a tener disponible en la nube la escritura y sus soportes. 

Adicionalmente, hay un saldo positivo para el ambiente pues, con los cartapacios que se han acumulado desde 1786, se estima que en los anaqueles de las notarías, la Supernotariado y el Registro de Instrumentos Públicos hay 1.800 kilómetros de papel, correspondiente a 15 millones 700.000 predios registrados. Sería suficiente para trazar un camino entre Nariño y La Guajira y quedaría sobrando. 

VENTAJAS DE LA MIGRACIÓN

* Aporta eficacia y eficiencia en el servicio al cliente.

* Aumenta la accesibilidad, pues los documentos quedan en la nube. 

* Facilita el cumplimiento legal, ético y deontológico (los deberes, sobre todo de los que rigen actividades profesionales), en todo lo relacionado con este tipo de documento.

* Ayuda a reducir el riesgo profesional de los intervinientes en la calificación y anexo de información, así como de quienes realizan algún tipo de actividad comercial con esta documentación de contenido sensible.

* Disminuye el daño ambiental.

‘ESTAMOS DE ACUERDO,PERO ES IMPOSIBLE CUMPLIR ESE PLAZO'

Los notarios del país se manifestaron a favor de transitar hacia la escritura electrónica pero no en el plazo que ha planteado la Supernotariado para hacer la transición desde el documento físico.

“Estamos metidos en la modernización y en el documento electrónico, pero esto no es tan fácil. Es imposible hacerlo en estos meses porque requiere de capacitación y de una infraestructura tecnológica que brinde seguridad y elementos de autenticidad”, sostuvo el presidente de la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, Álvaro Rojas Charry.

El dirigente gremial indicó que, para empezar, falta definir los parámetros legales acerca de qué es la escritura electrónica y cómo hacer el tránsito cibernético.

Así mismo, no hay respuestas, según él, acerca de asuntos puntuales; por ejemplo, sobre el mecanismo para que concurran virtualmente las personas interesadas en una transacción, cómo se presentan los paz y salvos, como se imprimen y archivan. 

Apuntó que se requiere además que las personas intervinientes tengan registradas sus firmas digitales.

Igualmente, expresó dudas sobre cuál será el repositorio de la documentación en la nube. “Ellos (la Superintendencia) tienen mucha parte avanzada, pero nosotros no conocemos a profundidad el proyecto”, se quejó. 

“El notariado está a la vanguardia de eso, pero para junio sería imposible”, recalcó. En su concepto, se necesita primero ensayar el mecanismo y hacer pruebas piloto, que no estarían ejecutadas antes de enero o febrero del 2018. “Eso no es corriendo. Cuánto se demoró Colombia en tener una telefonía celular relativamente buena”, se preguntó.