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Grupo de Gestión de la Información

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Última actualización: 30 de mayo de 2017

El Grupo de Gestión de la Información apoya a la Subdirección Administrativa y de Gestión Humana en el proceso de Gestión Documental en la administración del archivo de gestión y central de la entidad, cumpliendo con las etapas de planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración. Así mismo apoya en la fijación de políticas y normas que soporten la planeación documental asegurando la promulgación, comunicación e implementación en la entidad. Igualmente apoya en la elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental, los instrumentos archivísticos dando cumplimiento a la normatividad vigente.

Leyes

  • Ley 47 de 1920:
    Normas sobre Patrimonio Documental y Artístico sobre bibliotecas, museos y archivos. prohibiciones.
  • Ley 163 de 1959:
    Protección del Patrimonio Cultural.
  • Ley 57 de 1985:
    Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales. (Artículos 1, 12, 13, 14, 15, 16 al 27)
  • Ley 63 de 1986:
    Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.
  • Ley 80 de 1989:
    Crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.
  • Ley 527 de 1999:
    Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. (Artículos 6, 8, 9, 10, 11, 12 y 13).
  • Ley 594 de 2000:
    Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
  • Ley 962 de 2005:
    Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. (Art. 3 inciso 5, acceso a los registros y archivos de la administración pública en los tiempos previstos por la constitución a las Leyes), y art. 28
  • Ley 975 de 2005:
    Por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a la consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios. (Capítulo X “conservación de Archivos”, art. 56 deber de memoria, art. 56A Deber judicial de memoria, art. 57 medidas de preservación de los archivos, art. 58 medidas para facilitar el acceso a los archivos).
  • Ley 1105 de 2006:
    Por medio de la cual se modifica el Decreto-ley 254 de 2000, sobre procedimiento de liquidación de entidades públicas de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y se dictan otras disposiciones. Art. 25, parágrafo 1°, Archivo de procesos y de reclamaciones y sus soportes.
  • Ley 1185 de 2008:
    Por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997 –Ley General de Cultura– y se dictan otras disposiciones Modifica y adiciona Ley 397 de 1997 LEY General de cultura y se adicionan otras disposiciones. (art. 1 Integración patrimonio cultural de la Nación, art. 14-2 Registro de bienes de interés cultural).
  • Ley 1266 de 2008
    Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.
  • Ley 1273 de 2009:
    Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.
  • Ley 1341 de 2009:
    Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC-, se crea la agencia nacional de espectro y se dictan otras disposiciones.
  • Ley 1409 de 2010
    Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones.
  • Ley 1581 de 2012:
    Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
  • Ley 1712 de 2014:
    Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

Decretos

  • Decreto 2527 de 1950.
    Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.
  • Decreto 3354 de 1954.
    Por el cual se modifica el Decreto 2527 de 1950 (Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos. (microfilmados)
  • Decreto 264 de 1963.
    Por el cual se reglamenta la Ley 163 de 1959 sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.
  • Decreto 624 de 1989.
    Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales Uso de medios magnéticos en la información tributaria. (Artículo 633).
  • Decreto 1798 de 1990.
    Por el cual se dictan normas sobre libros de comercio. Conservación de libros y papeles de los comerciantes. (Artículos 31 a 33).
  • Decreto 2620 de 1993.
    Por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.
  • Decreto 2649 de 1993.
    Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia (Artículos 123 y 134).
  • Decreto 2150 de 1995.
    Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros; exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder,; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos.
  • Decreto 1748 de 1995.
    Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993 Archivos laborales informáticos. (Artículos 1,47,49 y 62).
  • Decreto 948 de 1995.
    Por el cual se reglamentan, parcialmente la Ley 23 de 1973, los artículos 33, 73, 74, 75 y 75 del Decreto-Ley 2811 de 1974; los artículos 41, 42, 43, 44, 45, 48 y 49 de la Ley 9 de 1979; y la Ley 99 de 1993, en relación con la prevención y control de la contaminación atmosférica y la protección de la calidad del aire Art. 26 prohibición de incineración).
  • Decreto 1094 de 1996.
    Por medio del cual se reglamenta el artículo 616-1 del Estatuto Tributario Facturas Electrónicas.
  • Decreto 1474 de 1997.
    Por el cual se derogan, modifican y/o adicionan algunos artículos del Decreto reglamentario 1748 de 1995 y se dictan otras disposiciones Certificaciones laborales de Empleadores. (Art. 9 información laboral empleados).
  • Decreto 254 de 2000.
    Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional Artículo 39.
  • Decreto 414 de 2001.
    Por el cual se reglamentan los artículos 25 y 26 del Decreto 254 del 21 de febrero de 2000 sobre el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional. Art. 4 entrega de archivos y procesos y reclamaciones.
  • Decreto 2170 de 2002.
    Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999 Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80 de 1993, y Decreto reglamentario 855/94 y dicta disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999
  • Decreto 1145 de 2004.
    Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, SUIP Guardia y Custodia de las hojas de vida. (Artículo 12).
  • Decreto 3666 de 2004.
    Por medio del cual se consagra el Día Nacional de archivos en Colombia
  • Decreto 4124 de 2004.
    Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados
  • Decreto 1227 de 2005.
    Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998 Artículo 49 actualización en el Registro Público de Carrera Administrativa, deberá estar acompañada de los soportes documentales necesarios.
  • Decreto 19 de 2012.
    Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
  • Decreto 2364 de 2012.
    Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones.
  • Decreto 2693 de 2012.
    Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.
  • Decreto 2609 de 2012.
    Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
  • Decreto 32 de 2013.
    Por el cual se crea la Comisión Nacional Digital y de Información Estatal.
  • Decreto 805 de 2013.
    Por el cual se reglamenta el artículo 173 del Decreto 019 de 2012.
  • Decreto 1377 de 2013
    Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley1581de 2012. El presente Decreto tiene como objeto reglamentar parcialmente la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
  • Decreto 1515 de 2013.
    Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones.
  • Decreto 2578 de 2012.
    Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado
  • Decreto 2758 de 2013.
    Por el cual se corrige el artículo 8° y los literales 5 y 6 del artículo 12° del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las trasferencias secundarias y de documentos de valor históricos al Archivo General de la Nación y a los archivos generales territoriales.
  • Decreto 333 de 2014.
    Por el cual se reglamenta el artículo 160 del Decreto-ley 19 de 2012.
  • Decreto 1100 de 2014
    "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en lo relativo al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental archivística y la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones. DEROGADO. DECRETO 1080 DE 2015. ARTÍCULO 3.1.1."
  • Decreto 029 de 2015
    Por medio del cual se reglamenta el proceso de entrega y/o transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o liquiden; se desarrolla el artículo 20 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 39 del Decreto-ley 254 de 2000 y se dictan otras disposiciones. DEROGADO. DECRETO 1080 DE 2015. ARTÍCULO 3.1.1.
  • Decreto 103 de 2015
    "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones. Este decreto tiene por objeto reglamentar la Ley 1712 de 2014, en lo relativo a la gestión de la información pública. Capitulo I : Directrices Generales para la Publicación de Información Pública Capitulo II: Accesibilidad y otras directrices. Capitulo III: Gestión de solicitudes de información pública – transparencia pasiva"
  • Decreto 106 de 2015
    Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones. DEROGADO. DECRETO 1080 DE 2015. ARTÍCULO 3.1.1.
  • Decreto 1080 de 2015
    "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura"" Este Decreto regula íntegramente las materias contempladas en él. Por consiguiente, de conformidad con el art. 3 de la Ley 153 de 1887, quedan derogadas todas las disposiciones de naturaleza reglamentaria relativas al sector Cultura que versan sobre las mismas materias, con excepción (...)."

Resoluciones

  • Resolución 1088 de 2016
    Por la cual se aprueban las Tablas de Valoración Documental (TVD) del Ministerio/fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
  • Resolución 2929 de 2016
    Por la cual se aprueba la actualización de las tablas de retención documental (TRD) del MinTIC y se deroga la Resolución No. 2764 de 2014,

Acuerdos

  • Acuerdo 07 de 1994.
    Reglamento General de Archivos.
  • Acuerdo 08 de 1995.
    Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, ordenada por el Decreto 1382 de 1995. (Derogado)
  • Acuerdo 09 de 1995.
    Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto 1382 de 1995. (Derogado)
  • Acuerdo 12 de 1995.
    Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos", "Organos de Dirección, Coordinación y Asesoría.
  • Acuerdo 11 de 1996.
    Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos.
  • Acuerdo 09 de 1997.
    Reglamenta el procedimiento para la evaluación de las Tablas de Retención Documental. (Derogado)
  • Acuerdo 47 de 2000.
    Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general de archivos sobre "Restricciones por razones de conservación.
  • Acuerdo 48 de 2000.
    Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -conservación de documentos-, del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental".
  • Acuerdo 49 de 2000.
    Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
  • Acuerdo 50 de 2000.
    Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
  • Acuerdo 56 de 2000.
    Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para la Consulta" del capítulo V, "ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO", DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS.
  • Acuerdo 60 de 2001.
    Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
  • Acuerdo 16 de 2002.
    Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio.
  • Acuerdo 37 de 2002.
    Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
  • Acuerdo 38 de 2002.
    Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Inventario Documental.
  • Acuerdo 39 de 2002.
    Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
  • Acuerdo 41 de 2002.
    Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de 2000.
  • Acuerdo 42 de 2002.
    Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
  • Acuerdo 15 de 2003.
    Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo 1o del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002.
  • Acuerdo 02 de 2004.
    Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.
  • Acuerdo 027 de 2006.
    Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
  • Acuerdo 011 de 2008.
    El Consejo Directivo del AGN delega en el Director del archivo General, la función de aprobar las tablas de retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.
  • Acuerdo 6 de 2011.
    Por el cual se reglamenta la organización y manejo de los expedientes pensionales.
  • Acuerdo 03 de 2013.
    Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.
  • Acuerdo 04 de 2013.
    Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.
  • Acuerdo 05 de 2013.
    Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
  • Acuerdo 02 de 2014.
    Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.
  • Acuerdo 006 de 2014
    "Por medio del cual se desarrollan los artículos 46,47 y 48 del Título XI de ""Conservación de documentos"" de la Ley 594 de 2000"". Define el Sistema Integrado de Conservación SIC, componentes , formulación de los planes del SIC, programas de conservación preventiva. Capitulo III: Plan de Preservación digital a largo plazo."
  • Acuerdo 007 de 2014
    Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones.
  • Acuerdo 008 de 2014
    "Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografia y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivistica en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000."
  • Acuerdo 003 de 2015
    Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electronicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capitulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el articulo 21 de la ley 594 de 2000 y el capitulo IV del Decreto 2609 de 2012
  • Acuerdo 004 de 2015
    Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado.

Circulares

  • Circular 01 de 1997.
    Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia.
  • Circular 02 de 1997.
    Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.
  • Circular 01 de 1998.
    Creación y desarrollo del Archivo General del Municipio.
  • Circular 03 de 2001.
    Transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos del Orden Nacional al AGN.
  • Circular 07 de 2002.
    Organización y conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
  • Circular 01 de 2003.
    Organización y conservación de los documentos de archivo.
  • Circular 04 de 2003.
    Organización de la Historias Laborales
  • Circular 001 de 2004.
    Inventario de documentos a eliminar.
  • Circular 012 de 2004.
    Orientación para el cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003. (Organización de las Historias Laborales).
  • Circular 001 de 2007.
    Cumplimiento de la ley 594 de 2000 ley general de archivos y demás disposiciones reglamentarias
  • Circular 04 de 2010.
    Estándares Mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos
  • Circular 02 de 2012.
    Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental
  • Circular 03 de 2012.
    Responsabilidad del AGN y del SNA respecto a los archivos de DDHH y Memoria Histórica en la Implementación de la Ley 1448 de 2011, “Ley de Víctimas”
  • Circular 04 de 2012.
    Censo de Archivos e Inventario documental relacionados con la atención a víctimas de Conflicto Armado en Colombia
  • Circular 05 de 2012.
    Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel
  • Circular 01 de 2014.
    Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013
  • Circular 001 de 2015
    "Alcance de la expresión: ""Cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta"". Define una serie de recomendaciones cuando se implementen procesos tecnológicos para administrar la información, en los cuales se utilicen las expresiones: cualquier medio técnico adecuado, cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, o expresiones similares."
  • Circular 003 de 2015
    Directrices para la elaboración de tablas de retención documental.
  • Circular 0018 de 2016
    Salida de expedientes de las instalaciones del MINTIC
  • Circular 0025 de 2016
    Política manejo de Inventarios Documentales
  • Circular 0007 de 2017
    Integridad de Contenidos para la Conformación de Expedientes y Registro de Comunicaciones Oficiales
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  • Actualizado el: martes, 16 de octubre de 2018

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