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13 de marzo de 2020

Empresas y trabajadores: ¿qué es y cómo implementar el teletrabajo por estos días?

A raíz de la contingencia por el coronavirus, es posible aplicar los métodos de teletrabajo sin necesidad de ajustarse a todos los requisitos de la normatividad que existe en la materia desde 2008. Aquí, algunos tips para la coyuntura y para que se anime a adoptarlo de forma permanente.

Publicado por: El Espectador

Aunque el teletrabajo en Colombia se reguló hace 12 años, en los últimos días ha sonado con fuerza a raíz de la emergencia sanitaria que atraviesa el país por cuenta de la pandemia del COVID-19. El Ministerio de Trabajo ha recomendado fomentar los métodos de esta práctica, y algunas empresas han empezado a hacerlo. Aquí le contamos de qué se trata esta modalidad laboral, qué se debe aplicar por estos días de emergencia y cuáles son los beneficios, para que considere adoptar el teletrabajo aún sin coronavirus en el panorama.

¿Qué es el teletrabajo y por qué se ha implementado?

El teletrabajo en el país se definió en la Ley 1221 de 2008 como "una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación (TIC) para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo". Es decir, trabajar desde la casa u otro lugar usando TIC, como un computador.

Por eso mismo, el Ministerio que se ha encargado de promoverlo es el Ministerio TIC o Mintic. Entre los beneficios de esta modalidad que ha resaltado esa cartera y otros conocedores del tema está el mejoramiento de la calidad de vida del trabajador, pues conciliar la vida laboral y familiar trabajando en casa puede ser más sencillo. Además, no tener que usar el transporte masivo en horas pico o no quedarse atascado en el tráfico no le cae mal a nadie y lo puede hacer más productivo.

Por lo mismo, el teletrabajo se ha visto como una forma de contribuir a la movilidad de las ciudades y la sostenibilidad, por la disminución de emisiones que puede significar el hecho de que un trabajador, por ejemplo, no saque el carro para ir hasta la oficina. Según las normas, hay teletrabajadores autónomos (que trabajan todo el tiempo desde la casa u otro lugar), los móviles (que no tienen un lugar fijo) y los suplementarios (que trabajan por fuera algunos días de la semana).

Teletrabajo en tiempos de coronavirus

Aparte de la ley general de teletrabajo, las condiciones laborales que lo rigen fueron especificadas en el Decreto 884 de 2012. Sin embargo, debe tener en cuenta que el teletrabajo que temporalmente se implemente por cuenta de la crisis por el coronavirus no debe cumplir por completo con esos requisitos, según la circular 0018 del 10 de marzo de 2020, firmada por los ministros de Salud y de Trabajo y el director del Departamento Administrativo de la Función Pública.

Lea más sobre esto: Mintrabajo les pide a los empleadores autorizar el teletrabajo ante el coronavirus

Trabajar desde la casa se ha recomendado en estos días para evitar las reuniones presenciales y las aglomeraciones (como en el transporte público) en medio de la contingencia sanitaria por el COVID-19. Sin embargo, por tratarse de una medida temporal, aplica la parte del artículo 6 de la Ley 1221 de 2008, según la cual: "Una persona que tenga la condición de asalariado no se considerará teletrabajador por el mero hecho de realizar ocasionalmente su trabajo como asalariado en su domicilio o en lugar distinto de los locales de trabajo del empleador, en vez de realizarlo en su lugar de trabajo habitual". En consecuencia, a menos que quiera aplicar el teletrabajo "con todas las de la ley", para trabajar desde la casa por estos días no es necesario que trabajador y empleador apliquen los requisitos definidos por las normas. Por lo mismo, la relación laboral entre ambos no tiene por qué cambiar.

Para los que no vayan a trabajar desde la casa, el Mintrabajo recomendó, entre otras medidas, de todas formas "horarios flexibles para los servidores y trabajadores, con el propósito de disminuir el riesgo por exposición en horas pico o de gran afluencia de personas en los sistemas de transporte masivo, tener una menor concentración de trabajadores en los ambientes laborales y una mejor circulación del aire".

Consejos para teletrabajadores (con y sin emergencia por coronavirus)

Así como a cada persona le funcionan métodos de estudio diferentes, usted deberá ir descubriendo los métodos de trabajo en casa que mejor le vengan a su productividad y bienestar. Sin embargo, indiscutiblemente hay mínimos que debe tener en cuenta para garantizar su salud y el buen desempeño en sus labores.

El portal Teletrabajo.gov.co tiene algunas recomendaciones que pueden serle útiles. Por ejemplo, establecer rutinas: poner el despertador y levantarse a la misma hora todos los días, establecer horarios para comer, trabajar y descansar, y no quedarse en pijama todo el día. Asimismo, evitar distracciones como el televisor. Es recomendable marcarse objetivos o metas diarias, semanales y mensuales. Es bueno dejarlas por escrito y a la vista para mantenerlas presentes.

Por tratarse de una modalidad de trabajo, con todo lo que esto implica, las administradoras de riesgos laborales han estado involucradas en la materia. De nuevo: si va a trabajar desde su casa solo por estos días de contingencia, no aplican todos los requisitos de la Ley de Teletrabajo, pero sí hay algunos consejos de las ARL para los teletrabajadores que puede aplicar.

Lo primero es escoger el espacio adecuado. Según ARL Sura puede ser un cuarto, comedor o sala de estudio. Lo ideal es que haya una superficie de trabajo (para la mesa y la silla) de dos metros cuadrados y un área libre, es decir que no esté ocupada, de 10 metros cuadrados, para poder desplazarse con comodidad. Hay que evitar tener cables de equipos sueltos para prevenir accidentes.

Asimismo, debe haber una buena iluminación, que puede adecuarse con persianas o cortinas. "Evita fuentes de luz individuales cerca de la pantalla, estas generarán reflejos que cansarán tus ojos", recomienda Sura.

En cuanto a la mesa de trabajo, por supuesto, estar limpia, ordenada y con los elementos necesarios para la labor. La de un teletrabajador debe tener unas dimensiones mínimas de 70 x 100 centímetros y máxima de 70 x 120 centímetros. Su silla de trabajo debe tener cinco patas con ruedas para desplazarse y altura ajustable.

"Durante el desempeño de las labores, es recomendable realizar ejercicios de relajación y estiramientos (pausas activas) para todos sus segmentos corporales haciendo énfasis en cuello, espalda, cintura, manos y ojos", recomienda la firma.

Una pausa de 10 o 15 minutos por cada hora y media de trabajo es el promedio recomendado. No es bueno permanecer más de una hora en la misma posición, y hay que mantenerse hidratado, pero evitar ingerir bebidas o alimentos cerca de los equipos electrónicos.

Consejos para las empresas

Para las organizaciones que quieran implementar el teletrabajo, el Ministerio TIC ofrece asesorías gratuitas, presenciales y virtuales para entidades públicas y privadas. Estas pueden solicitarse a través de la página web www.teletrabajo.gov.co

Según el Mintic, la metodología de implementación tiene estos pasos fundamentales: compromiso institucional (querer hacerlo), planeación (organizar el proceso - cronograma), autoevaluación (revisión interna frente a los recursos humanos, técnicos, jurídicos y tecnológicos con los que cuenta la organización), adopción e implementación.

Para quienes lo vayan a implementar a raíz de la contingencia, es bueno tener en cuenta recomendaciones de seguridad digital, en compañía de sus profesionales en TI (tecnologías de la información). Revisar la infraestructura de seguridad existente y evaluar qué necesitará la gente para trabajar de manera segura es una de las recomendaciones de Pedro Castro, gerente regional de ventas para Suramérica habla hispana de Sonic Wall.

"Considere el hardware que usarán los empleados remotos (dispositivos personales o emitidos por la empresa) y las redes en las que estarán (públicos o privados). Considere la seguridad de los end points para dispositivos y una sólida gestión de identidad y acceso para permitir el inicio de sesión seguro en los sistemas corporativos", dice Castro.

Es necesario mantener actualizados los sistemas. "Si su compañía ya cuenta con una plataforma de seguridad, revise las actualizaciones de los sistemas operativos, los nuevos parches de seguridad y verifique que están habilitados para el acceso remoto seguro", añade el experto.

Dada la coyuntura, es vital reforzar la conciencia sobre los ciberataques. "Durante una emergencia de salud, como la actual, es fundamental estar aún más alerta. Los ciberdelincuentes son oportunistas y lanzarán ataques selectivos (campañas de phishing, ataques de ransomware) a áreas, regiones, empresas u organizaciones: querrán aprovecharse de quienes intentan ayudar o esperarán que el caos derribe las defensas", según Castro.

Cifras de teletrabajo en Colombia

En Colombia, según el más reciente estudio de penetración de teletrabajo, hecho en julio de 2018 para el Mintic por la Corporación Colombia Digital y el Centro Nacional de Consultoría, el número de teletrabajadores en el país se ha incrementado en más de 385 % en los últimos años, al pasar de 31.500 en 2012, a más de 122.000 teletrabajadores en 2018.

El estudio señala que Bogotá es la ciudad con mayor número de individuos que operan bajo esta modalidad, con 63.995. Les siguen Medellín (29.751), Cali (13.379), Bucaramanga (4.992) y Barranquilla (4.827).

"El documento también revela que el sector de servicios es el que más contrata de esta manera, con 86.116 personas ocupadas. Le sigue el comercio, con 26.444 empleados remotos", resaltó el Mintic.

En cuanto a número de empresas que implementan el teletrabajo, pasó de 4.300 en 2012 a 12.900 en 2018, es decir que se presentó un aumento de un 300 %.

"Dicha cifra revela que cada vez son más las empresas y las entidades públicas que le apuestan al teletrabajo, encontrando resultados de eficiencia, reducción de costos y aumento de la productividad. El estudio igualmente revela que las pymes son las empresas que más empleados remotos tienen en sus plantas de trabajo, pues se calcula que 87.439 hacen parte de su fuerza laboral. Las medianas empresas y las grandes le siguen con 25.918 y 8.921 teletrabajadores, respectivamente", concluyó el Ministerio.

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