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Comunicado aclaratorio sobre la Resolución de Sub-licenciamiento a proyectos acompañados por el Ministerio TIC

Respecto a la noticia emitida el día 26 de junio de 2018 en La FM, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y el Archivo General de la Nación se permiten aclarar:

• El pasado 21 de mayo de 2018 el Ministerio de Tecnologías de la Información y las comunicaciones publicó la Resolución 1366 de 21 de mayo del 2018.

• Frente a esta normatividad, el Archivo General de la Nación emitió una respetuosa comunicación el pasado 21 de junio de 2018, con asunto “Requerimientos frente a la Resolución número 00013666 del 2018”.

          Esta tenía como fin solicitar una mesa de trabajo entre las dos entidades, para exponer las dudas e inquietudes            recogidas por el Archivo General de la Nación, frente a la expedición de la Resolución mencionada.

• Como producto de esta comunicación se realizó la mesa de trabajo el viernes 22 de junio de 2018, en la que participaron los equipos técnicos de las dos entidades donde se aclararon las dudas manifestadas, en resumen:

1. El Articulo No. 1 de la Resolución indica que se otorgará sub-licenciamiento de uso sobre el software “a  las entidades públicas y a las entidades privadas que ejercen funciones públicas, en cualquier orden, en donde se estén desarrollando proyectos de administración electrónica por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”.

         Bajo esta óptica, los únicos proyectos que se pueden acoger a esta posibilidad son los relacionados con                       administración electrónica que el Ministerio TIC está apoyando de forma directa. En este sentido, a hoy son                   exclusivamente 8 proyectos los que podrían acogerse al sub-licenciamiento previsto en la Resolución, siempre y           cuando sea necesario en el marco del alcance de dichos proyectos.

       2. La Resolución no obliga al uso de las licencias mencionadas en la Resolución, pues es optativo, facultativo y          voluntario para los proyectos descritos.

     En este sentido, para que una entidad pueda usar alguna de las licencias mencionadas en la resolución, deberá          manifestar expresamente, por escrito y de manera previa su voluntad de hacerlo al Ministerio TIC, como                        claramente lo establece el artículo 2. de la Resolución.

  3. Por lo tanto, el contenido de esta resolución no afecta la autonomía de las entidades para desarrollar sus propias       soluciones o efectuar procesos abiertos en búsqueda de contratar herramientas que ofrezcan servicios similares en     el mercado, quienes conservan la libertad de hacerlo bajo las modalidades y esquemas que consideren pertinentes.

  4. La Resolución es un mecanismo jurídico idóneo que permite el uso de estas soluciones adquiridas por el           Ministerio  TIC en el marco de una convocatoria abierta, para que puedan ser aprovechadas por parte de las   entidades de los distintos niveles en donde se efectúen proyectos de administración electrónica apoyados por el Ministerio TIC.

Esto permite asegurar por un lado la eficacia y la eficiencia del recurso público, y por el otro propende por una gestión administrativa más efectiva, en observancia al principio de eficiencia y economía administrativa conforme al Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia.

• La conclusión de la mesa de trabajo fue que el Archivo General de la Nación reconoció que las dudas planteadas en su comunicación quedaron debidamente aclaradas, y que esta resolución contribuye a la gestión administrativa, y a la transparencia de la administración pública, y que además no atenta contra una gestión documental práctica y responsable con el patrimonio del país.

• Esto demuestra una comunicación armónica entre las entidades del Estado colombiano.

• Por todo lo anterior, el sub licenciamiento solo procede por solicitud y voluntad de las entidades que libremente opten por esta alternativa, que conservan su total autonomía para contratar, por lo que el Ministerio TIC aclara que no tiene relación alguna con la contratación de otras entidades y por lo tanto no está ni podría estar participando en un presunto direccionamiento o concentración de la contratación.